Webマーケティング勉強中のワーキングマザー、Mikiです。
・今日やろうと思っていたことが全然終わらない
・今回こそは余裕を持って終わらせようと思ったのに
・あの人は仕事量多いはずなのに、いつも自分より仕事が早い
こんなことを思ったことはありませんか？
社会人になって仕事をいくつも抱えると、1日が本当にあっという間に過ぎていきますよね。
そして気づくと繰り越している仕事がいくつもあり、全て締切ギリギリで提出することに…
実はこの春、無事に育休明けて職場復帰し、ワーママとして奮闘しています。
今回は、同じ悩みを抱えるあなたに、やるべきことをグングン終わらせる時間術を紹介していきます！
時間を使いこなすコツは意思決定の回数を減らすこと
現代人が朝起きてから夜寝るまでにこなす意思決定の回数を知っていますか？
実は、およそ3万5000回と言われています。
ぼーっと生きているようでも、朝何を着ようか、朝ごはんはどうするか、何分の電車に乗るか、これを全部瞬時に頭で判断して決めているのです。
現代人の1日の意思決定の回数は、平安時代の一生分と言われています。
どう考えても多すぎるのです。
一回判断するだけでもそれなりにエネルギーを消費するから、逐一そこにリソースを割いてはいられません。
これから紹介する時間術はほとんどがこの原理に則ったものです。まずはここを頭に入れて読み進めてください。
1.身の回りを整える
ここでいう「身の回りを整える」というのは、何も「綺麗に掃除をして片付けろ」と言っている訳ではありません。
では、「整える」とは何をやってほしいかというと、
ずばり、「すぐにやりたいことに取り掛かれる環境」を作ってほしいのです。
タスクにすぐに取り組めないのは、始めるまでの工程が多いから
少ない時間のなかでどうにか成果を出そうと思うなら、時間ができた時にすぐにタスクに取り組み始めたいもの。
しかし、ここで人が抵抗なくタスクに取り掛かれるかどうかは、実はタスクに取り掛かる前までにこなさなければいけない工程の数にかかっています。
というのも、人が何かをやるとき、その手前にある工程が多いと「面倒くさい」「やる気が出ない」と感じて腰が重くなり、タスクをこなすスピードが落ちることが分かっているんです。
例えば、今や有名なYouTuberである中田敦彦さんは、
Youtubeを撮る撮影部屋は、全部機材をそのままにし、服装も「Youtubeを撮るときはこれ」と決めたものだけ着用することにしているそうです。
確かに、撮影の度に部屋にカメラをセットし、照明とマイクも準備して、服はどうしようかな…などと考えていたら、肝心の撮影に行き着くまでに疲れ切ってしまいそうです。
そして、こんな手前で大切な時間とエネルギーを割かれていたら、終わる仕事も終わらなくなってしまいますよね。
とある有名な実験では、こんなデータまで得られています。
同人数の人がいる部屋に同じ枚数のクッキーを置いておき、食べられたクッキーの枚数を調べます。
この実験に使うクッキーは、片方の部屋には包装されていないものを、もう片方の部屋には個包装されたものを準備します。
そうすると、包装されていないクッキーは、個包装されたクッキーに比べて、なんと４倍も早く完食されてしまった、というものです。
たかが紙一枚剥がすだけでも、この効果です。
工程をひとつ増やすことの威力がよく分かりますよね。
さて、あなたのデスクの上、どんな状態ですか？作業をする部屋、どうなっていますか？
散らかっていると、「片付ける」というハードルがありますよね。逆に全てのものを綺麗に収納しすぎていても、「セットアップする」というハードルができてしまいます。
一瞬でタスクに取り掛かれるようにするには、作業するまでに工程をなるべく挟まないようにしておくのが大切です。
逆手に取って、自分に都合の良い空間を作る
そして、この法則を逆転して考えると、やるべきではないことを遠ざけるのにも役に立ちます。
例えば、作業中についつい手を伸ばしてしまうスマホ。このスマホも、画面を開くまでに工程を踏まなければいけない環境を作ってみましょう。
例えば、一度立ち上がらなければ届かない場所に置いておく、とか、作業中は電源を切ってしまう、といったことです。
やるべきことへのハードルを減らし、やめるべきことへのハードルを増やす環境づくり、ぜひ実践してみてください。
２.やりたいことを全部やろうとしない
その日のto do listが10個も20個もあるみなさん。
断言します。絶対その日中にそのリストは終わりません。
全部進めたい気持ちは痛いほど分かります。
しかし、やりたいことを全部やろうとすると、逆に注意力散漫になってしまい、全てのタスクが進まなくなります。
ひとつのタスクを進めていも、他のタスクのことが気になり出して、少し手を出してはまた他のことが気になり…と負のループへ入ってしまうんです。
その日のタスクは、多くとも３つくらいに絞ってしまいましょう。
そして絞ったら、「今日は決めたこと以外はやらない」と決めてしまうんです。
結果、１個のタスクに対する集中力が上がり、仕事の効率が上がっていきます。
３.やりたいことから先にやる
なんて当たり前の話をするんだ、と思う人もいるでしょう。
しかし、いざやり始めようと思うと、デスクの上を綺麗に掃除したくなったり、タスクとまでは言えない小さな用事が気になってきたりしませんか？
結論から言います。
その衝動が無視できるようにならないから、あなたの仕事は終わらないんです。
「大きな石理論」で優先度を考える
人生において大事なものの優先順位を決めるときに、よく使われる「大きな石理論」を知っていますか？
大きな石＝あなたにとって最優先の物事、小石や砂＝そこまで重要ではない事に例えて、瓶、つまりあなたのキャパシティに詰めていく、という例え話です。
人は時間にもエネルギーにも限界があります。
空っぽな瓶に小石や砂から詰めていくと、後から大きな石を詰めようと思っても入らないんですよね。
逆に大きな石を詰めてから隙間に小石や砂を詰めれば、人生で最も重要なことに取り組むことができるよ、という話です。
逆に、どうでも良いことを先にやってしまうと、それであなたのキャパは埋まってしまい、本当にやりたいことができなくってしまいます。
おすすめのアクションプラン
とは言っても、小さなタスクたち気になりますよね。
「せっかく今思い出したし…」と勿体ないような気持ちにすらなります。
手っ取り早く終わるものは人が具体的に「これはちょっとの時間で終わる」とイメージができているものなので、着手しやすいんです。
しかし、あなたにとって「最も重要なことをやる」、この時間を確保するためには、「重要でないことを全て先延ばしにする」という逆転の発想が必要です。
ここでおすすめの方法は、「いったんメモして、後でやることリストに追加する」です。
小さなタスクは、重要なタスクが終わってからやればいい話ですから、順番を逆にする、と自分に言い聞かせるアクションを取ってみてください。
４.隙間時間にやることを決めておく
隙間時間を舐めてはいけない
ここでいう、隙間時間とは５〜１５分ほどの、片手間に空く時間のことです。
実はこの隙間時間をうまく活用するだけで、月30〜40時間ほどの時間を確保することができる、と言われています。
例えば私の場合、1日のうちで娘が機嫌よく1人で遊んでくれる15分ほどの時間が、何回か発生します。
少しだけ子供から解放される時間があると、ついついSNSを見てしまって、何もしないまま気づいたら子供にまた呼ばれる、というのは、良くあることだと思うんです。
でも、ちょっと考えてみてください。
1日15分のこの時間が３回あったとすると、1日45分ですよね。
これが１週間で５時間25分、１ヶ月で考えると21時間になります。
意外と多いなと思いませんか？
他にも発生する隙間時間を考えると、あっという間に月に確保できる作業時間は30時間を超えてきます。
まとまった時間が取れないママにとってこの隙間時間を活用しない手はありません。
１ヶ月に30時間を生み出す隙間時間の活かし方
しかし、唐突にやってくる隙間時間、「いきなり時間ができても何をやって良いのか分からない」という方も多いと思います。
そこでおすすめなのは、隙間時間に取り組めるレベルにまでタスクを細かく分けるということです。
そして、隙間時間ができたらこれをやる、と決めておくのです。
人は何をやろうかと迷っているうちに余計なことをしてしまうので、５分空いたらこれ、20分空いたらこれ、という風に、時間ごとにやることを決めてしまうとさらにスムーズです。
加えて、締め切り当日まで何もできないと、1日でまとめてやらないといけないという事実に腰が重くなり、気持ちの余裕もなくなってしまいますが、この方法ならその悩みも一瞬で解決できます。
たかが５分と思うかしれませんが、5分無駄にすると、その後の10分、15分も道連れで無駄にしてしまう可能性がかなり高いです。
結果、１ヶ月で相当の時間を浪費してしまうことになります。
あなたの浪費時間、計算してみてください。
5.タスクにかかる時間を正しく見積もる
やりたいことを確実に消化していくには、正しくタスクにかかる時間を見積もり、隙間時間に分配していくこと、これが最短ルートです。
しかし、この見積もりが正しくできない人は意外に多いんです。
それは、過去に似たようなタスクにどのくらい時間がかかったのか、という記憶を参考にタスクにかかる時間を見積もっているからです。
例えば、電車に乗ってどこかに行く計画を立てようとしたとき、前に同じ経路を使ったことがあれば、「この駅は乗り換えに思ったより時間がかかったから、もう少し余裕を持ったスケジュールにしよう」とか考えますよね？
人はこれからやるタスクにかかる時間を見積もるときは、必ずこの過去の記憶を参考にするんです。
しかし人の記憶というのは、簡単に歪んでしまいます。
そうすると間違った未来の予測しか立てられなくなり、タスクが時間内に終わらなくなるのです。
この記憶が歪む原因を理解して、正しくタスクにかかる時間を見積もれるようになることが大切です。
難易度で歪む
人は、実際の作業時間に関わらず、難しいタスクに取り組むときは、長時間取り組んでいるように感じます。
逆に、簡単なタスクは長時間取り組んでいても、短い作業時間に感じます。
つまり、難しいタスクは長めに見積りがちになり、簡単なタスクは短く見積もりがちになるんです。
インパクトの大きい記憶によって歪む
インパクトの大きい記憶というのは、
・思ったよりめちゃくちゃスムーズにいった！気持ちいい！
・思っている数倍時間かかった…絶対終わらない
というような、脳に残りやすい記憶のことです。
インパクトの大きい記憶は、一番時思い出しやすいので、ついついその記憶を参考にしてしまうんです。
私はしょっちゅうやらかすのですが、
友達との約束があって出かけようとしていて、家を出る時間を見積もる時、過去にすぐにバスが来て、乗り換えもスムーズに行けた記憶に引っ張られて、
「まあ早ければ、これくらいで着くでしょ！」と考えて、つい家を出る時間が遅くなります。
最初の情報に引っ張られる
最初に示された情報をずっと引きずってしまう現象です。
例えば、最初に「1時間くらいで終わりそうだな！よし！」と思って、タスクに取り組み、実際は2時間くらいかかってしまったとします。
しかし、次に作業時間を見積もるときにはまた、「まあ頑張れば1時間で終わりそうだな」と、最初の情報で見積もってしまうというものです。
正しく時間を見積もれるようになる方法
ここまで紹介した記憶の歪みを矯正して、正しく時間を見積もれるようになるには、
「タイムログをつける」ことが有効です。
つまり、自分がどのように時間を使ったかを記録するんです。
記憶が歪んでいる人は、自分の頭の中の記憶と、実際に過ごした時間には「差」があるはずですよね。
タイムログをつけると、
・「これくらいで見積もっていたけど、実際はこのくらいかかったな」という風に、実態との差を正しく認識できる
・次に同じようなタスクがあったときに、作業時間を見積もる参考に出来る
という利点があります。
そうして見積もった時間と実際にかかった時間の誤差を少なくしていくことで、記憶の歪みを矯正していくことができます。
まとめ
いかがでしたか？
自分ではそんなつもりはなくとも、意外にそこまで重要でないことに何分も時間を取られてしまっているのが、現代人の生活です。
そのなかで今日紹介した時間術が、みなさんの忙しい毎日の一助になれば幸いです。
では、また次の記事でお会いしましょう！
